Ein Arbeitszeugnis ist ein wesentliches Dokument im Berufsleben. Es dient Arbeitnehmern als Nachweis für die Bewertung ihrer Leistungen und ihres Verhaltens durch den Arbeitgeber. Zudem ist es eine wichtige Bewerbungsunterlage, die künftigen Arbeitgebern als Entscheidungsgrundlage bei der Personalauswahl dient. Arbeitnehmer haben gesetzlich einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis aus § 109 GewO, das sowohl inhaltlich als auch in der äußeren Form den Grundsätzen der Zeugniswahrheit und -klarheit entsprechen muss. Welche Anforderungen an die formale Gestaltung des Zeugnisses gestellt werden, hat das Landesarbeitsgericht (LAG) Mecklenburg-Vorpommern in einem Urteil vom 02.11.2023, Az. 5 Sa 35/23, genauer beschrieben.
Richtiges Datum und Briefpapier
Die Streitigkeit um die Anforderungen an die äußere Form eines Arbeitszeugnisses brachte eine Rechtsanwältin vor Gericht. Nach der Beendigung ihrer Tätigkeit in einer Anwaltskanzlei erhielt sie ein ungenügendes Arbeitszeugnis. Bereits das erstinstanzliche Gericht erkannte einen Berichtigungs- bzw. Änderungsanspruch hinsichtlich des Datums des Zeugnisses an. Ein Arbeitszeugnis muss richtigerweise auf den Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses datiert sein. Daneben beanstandete die Klägerin auch das von den Beklagten gewählte Briefpapier wegen der darauf abgedruckten Angaben zu Sachbearbeiter, Durchwahl, E-Mail-Adresse und Aktenzeichen. Das Gericht entschied jedoch, dass Arbeitgeber lediglich verpflichtet sind, für die Erstellung eines Arbeitszeugnisses das im Geschäftsverkehr übliche Papier zu verwenden.
Die Privatanschrift als Hinweis auf eine rechtliche Streitigkeit?
Ein Antrag der klagenden Rechtsanwältin bezog sich auf die auf das Briefpapier des Arbeitszeugnisses gedruckte Privatanschrift. Sie wollte die Anschrift vom Arbeitszeugnis entfernen lassen, da potenzielle neue Arbeitgeber durch die Anschrift den Eindruck gewinnen könnten, dass das Arbeitszeugnis im Rahmen einer rechtlichen Streitigkeit ausgestellt und postalisch zugestellt wurde. Um dieses Missverständnis zu vermeiden, schlug sie vor, das Arbeitszeugnis mit einem gesonderten Anschreiben per Post zu versenden. Das Gericht gab dem Antrag der Klägerin jedoch nicht statt. Die Privatanschrift vermittle neuen Arbeitgebern lediglich die Information, dass das Zeugnis postalisch versandt wurde. Rückschlüsse auf eine rechtliche Streitigkeit könnten daraus nicht gezogen werden. Zwar sei nach wie vor eine persönliche Übergabe eines Arbeitszeugnisses die Regel, doch eine postalische Übermittlung sei ebenfalls gebräuchlich.
Die Berufsbezeichnung des Zeugnisausstellers
Die Anforderungen an die äußere Form des Arbeitszeugnisses sind weiterhin nur erfüllt, wenn der Aussteller des Zeugnisses eindeutig erkennbar ist. Ein Leser muss aus dem Zeugnis entnehmen können, wer es ausgestellt hat, welche Stellung der Aussteller im Betrieb hat und wie das Rangverhältnis zwischen Aussteller und Zeugnisempfänger ist. Das Fehlen dieser Angaben kann für den Arbeitnehmer nachteilig sein. Konkret bedeutet dies, dass der Aussteller neben seiner Unterschrift und seinem Vor- und Nachnamen auch eine seine Stellung im Unternehmen kennzeichnende Beschreibung angeben muss. Folglich verlangte die Klägerin von ihrem ehemaligen Arbeitgeber zu Recht, unter seinem Namen auch seine Berufsbezeichnung „Rechtsanwalt und Steuerberater“ anzugeben.
Die Kopierfähigkeit eines gefalteten Zeugnisses
Auch die Frage, ob die äußere Form gewahrt ist, wenn das Arbeitszeugnis gefaltet zugestellt wird, wurde vom Gericht ausführlich behandelt. Ein maßgeblicher Entscheidungspunkt war, dass ein Arbeitszeugnis als Bewerbungsunterlage genutzt wird und daher kopierfähig sein muss. Das Gericht entschied, dass Arbeitszeugnisse grundsätzlich gefaltet werden dürfen, solange die Kopierfähigkeit des Dokuments nicht eingeschränkt wird. Damit wird dem Umstand Rechnung getragen, dass ein Arbeitszeugnis bei Bewerbungen regelmäßig als Kopie oder eingescanntes Dokument beigefügt wird. Das bedeutet, dass Faltungen zulässig sind, solange die Kopie des Zeugnisses nicht durch Schwärzungen im Bereich der Faltungen beeinträchtigt wird. Es muss dem Arbeitnehmer möglich sein, mit einem handelsüblichen Gerät mittlerer Art eine Kopie in Papier- oder Dateiform herzustellen.
Fazit
Bei der Ausstellung von Arbeitszeugnissen sollten die Vorschriften zur äußeren Form unbedingt erfüllt werden. Arbeitgeber können durch eine sorgfältige Erstellung rechtliche Auseinandersetzungen vermeiden. Ein professionell und formal korrektes Arbeitszeugnis ist ein wertvolles Instrument im Personalmanagement und unterstreicht die Qualität des Unternehmens.
Arbeitnehmer sollten sich bewusst sein, dass sie einen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis haben, das sowohl inhaltlich als auch formal korrekt ist. Wenn ihnen ein Arbeitszeugnis mit Mängeln in der äußeren Form ausgestellt wird, sollten sie ihren Änderungs- und Berichtigungsanspruch geltend machen.
Stellen sich auch bei Ihrem Arbeitszeugnis Fragen zur äußeren Form, stehen Ihnen die Rechtsanwälte Wagner + Gräf gerne zur Verfügung. Unsere weiteren Ausführungen zum Arbeitszeugnis können Sie sich hier ansehen.
Ein Beitrag von Antonia Obert, juristische Mitarbeiterin unserer Kanzlei, und Dieter Gräf, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht.
