Arbeitnehmer müssen ihren Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr nehmen und vom Arbeitgeber genehmigt bekommen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann Resturlaub bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden. Früher war der Arbeitnehmer allein in der Pflicht, seinen Urlaub zu beantragen, doch heute ist der Arbeitgeber mitverantwortlich: Ohne Hinweis auf den Resturlaub verfällt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers nicht. Warum diese Hinweispflicht existiert, wie weit sie reicht und wie Arbeitgeber ihr nachkommen können, erfahren Sie in diesem Beitrag:
Ursprung der Hinweispflicht
Sowohl der Europäische Gerichtshof (EuGH) als auch das Bundesarbeitsgericht (BAG) sehen den Arbeitnehmer als die schwächere Partei im Arbeitsverhältnis an und verlangen deshalb besonderen Schutz für seine Rechte. Um dem Arbeitnehmer die tatsächliche Möglichkeit zu geben, seinen Urlaub zu nehmen, muss der Arbeitgeber ihn „erforderlichenfalls förmlich“ dazu auffordern, den Jahresurlaub in Anspruch zu nehmen. Der Arbeitgeber ist weiter verpflichtet, unmissverständlich darauf hinzuweisen, dass der Urlaub andernfalls am Ende des Bezugszeitraums verfällt.
Konsequenzen bei Versäumnissen
Ein Versäumnis der Hinweispflicht kann für Arbeitgeber weitreichende Folgen haben. Wird der Arbeitnehmer nicht ausreichend informiert, erlischt der Resturlaub gemäß § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) nicht, sondern bleibt bestehen. So wird nicht genommener Urlaub am 1. Januar in den Urlaubsanspruch des Folgejahres übertragen. Im schlimmsten Fall können unterlassene Hinweise des Arbeitgebers dazu führen, dass Mitarbeiter ihren Urlaub über Jahre ansammeln. Bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann dies bedeuten, dass der Arbeitgeber hohe Summen zur Abgeltung des aufgelaufenen und nicht verfallenen Urlaubs zahlen muss.
Form des Hinweises
Der Hinweis muss für jeden Mitarbeiter und für jedes Urlaubsjahr individuell erfolgen. Pauschale Regelungen, etwa im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung, sind nicht ausreichend. Arbeitgeber sollten zudem die Dokumentation des Hinweises sicherstellen, um den Zugang beim Arbeitnehmer nachweisen zu können. Daher empfiehlt es sich, den Hinweis in einem gesonderten Schreiben zu erklären, dessen Zugang nachgewiesen werden kann. Der Hinweis kann aber auch beispielsweise in die Lohnabrechnung mit aufgenommen werden.
Zeitpunkt des Hinweises
Wir empfehlen, den Hinweis bereits in der 1. Arbeitswoche nach Jahresbeginn zu erteilen. Dies ist insbesondere im Hinblick auf mögliche Langzeiterkrankungen eines Arbeitnehmers ratsam. Denn der Urlaub muss nach dem Hinweis tatsächlich genommen werden können. Erfolgt der Hinweis also zu spät oder erst nachdem ein Arbeitnehmer langfristig erkrankt, verfällt der Urlaub nicht. Das BAG empfiehlt ebenfalls eine frühzeitige Information.
Um die Ernsthaftigkeit des Hinweises zu unterstreichen, empfiehlt es sich außerdem, diesen zu Beginn des dritten 3. Quartals zu wiederholen. Zudem sollten die Hinweise dokumentiert werden.
Fazit
Ein fehlender Hinweis auf den Verfall des Urlaubsanspruchs kann für Arbeitgeber weitreichende Folgen haben, wie die verschärfte Rechtsprechung zeigt. Es ist daher empfehlenswert, zu prüfen, ob der Hinweis ordnungsgemäß an alle Arbeitnehmer erteilt wurde und ob eine Wiederholung sinnvoll ist. Sollte der Hinweis bislang nicht erteilt worden sein, besteht dringender Handlungsbedarf. Er sollte daher zeitnah nachgeholt werden.
Arbeitnehmer sollten ebenfalls prüfen, ob ihnen ein entsprechender Hinweis erteilt wurde oder ob ihnen eventuell noch Urlaubsansprüche aus den Vorjahren zustehen.
Für alle Fragen rund um die Hinweispflicht und den Verfall von Urlaubsansprüchen stehen Ihnen die Rechtsanwälte Wagner + Gräf gerne zur Verfügung.
Ein Beitrag von Moritz Schulte, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht.
