Personalakten sind alle Arbeitspapiere, Urkunden und Vorgänge, welche die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Hierzu gehören z.B. die Bewerbungsunterlagen oder ärztliche Gutachten. Der Inhalt der Personalakte soll ein möglichst lückenloses Bild über die Person des Arbeitnehmers zeichnen.
Das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers gebietet es, Personalakten vor dem unberechtigten Zugriff Dritter zu schützen. Der Arbeitnehmer selbst hat ein Einsichtsrecht, § 83 Abs. 1 S. 1 BetrVG. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer zum Inhalt der Personalakten eine Gegendarstellung abgeben, § 83 Abs. 2 BetrVG. Ebenso kann der Arbeitnehmer die Berichtigung oder Entfernung unrichtiger bzw. unzulässiger Personalunterlagen verlangen.
Führt der Arbeitgeber über seine Arbeitnehmer Personalakten mit Dienstleistungs- oder Befähigungsberichten, muss er diese Berichte so erstellen, dass sie unter Abwägung der beiderseitigen Interessen ein objektives Bild von der Person und der Leistung des Arbeitnehmers ergeben.
Die in der Personalakte verwahrten oder gespeicherten Informationen stellen personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dar. Die Personalakte ist daher vom Arbeitgeber unter Beachtung der Grundsätze für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, Art. 5 DSGVO, zu behandeln.
