Arbeitgeber müssen sich zukünftig – voraussichtlich bereits ab 01.08.2022 – bei der Einstellung von Arbeitnehmer:innen und Praktikant:innen (nachfolgend ohne Diskriminierungsabsicht der besseren Lesbarkeit halber: Arbeitnehmer) auf neue Regelungen einstellen.
Bisher wurde durch § 2 des Nachweisgesetzes (NachwG) geregelt, dass der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen hat. Ausnahmslos sollen durch die bevorstehende Gesetzesänderung zukünftig alle Arbeitnehmer erfasst werden. In die Niederschrift waren/sind nach der bisherigen Regelung schon mindestens aufzunehmen:
- Namen und Anschrift der Vertragsparteien,
- Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
- bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
- Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann,
- kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
- Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,
- vereinbarte Arbeitszeit,
- Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses,
- ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.
Zu vorgenannten Punkten hinzu kommen ab 01.08.2022 folgende verpflichtende, in der Niederschrift festzuhaltende Angaben:
- Datum der Beendigung eines befristeten Arbeitsverhältnisses,
- gegebenenfalls freie Wahl des Arbeitsortes durch den Arbeitnehmer,
- bei entsprechender Vereinbarung: Dauer der Probezeit,
- Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung für Überstunden, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, sowie Angaben zu deren Fälligkeit und der Art der Auszahlung,
- vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei der Verpflichtung zur Leistung von Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen,
- Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen, soweit im Grundsatz vereinbart,
- etwaige Ansprüche auf vom Arbeitgeber angebotene Fortbildungsmaßnahmen,
- Angabe von Namen und Anschrift des Versorgungsträgers einer betrieblichen Altersversorgung, soweit diese vom Arbeitgeber über einen Versorgungsträger zugesagt wird,
- Einhaltung des Verfahrens bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses, also mindestens Hinweis auf das Schriftformerfordernis einer Kündigung, die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage (3 Wochen nach Zugang der Kündigung),
- Regelungen bei einer länger als 4 aufeinanderfolgende Wochen dauernden Auslandstätigkeit.
Die vorgenannten Neuregelungen sollen bereits für alle Neueinstellungen, die ab dem 01.08.2022 vorgenommen werden, gelten.
Im Gegensatz zur aktuell noch gültigen gesetzlichen Regelung muss dem Arbeitnehmer zukünftig die Niederschrift mit den Mindestinformationen (Namen und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie Arbeitszeit) bereits am 1. Arbeitstag vorliegen.
Weitere Nachweise (Beginn des Arbeitsverhältnisses, Dauer der Probezeit, Dauer der Befristung, Arbeitsort, Leistungsbeschreibung und Überstundenanordnung) sind dem Arbeitnehmer innerhalb von 7 Kalendertagen nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich nachzureichen. Die darüber hinausreichenden Regelungen zu Urlaub, betrieblicher Altersversorgung, Pflichtfortbildung, Kündigungsverfahren und zu eventuell geltenden Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen sind dem Arbeitnehmer dann innerhalb eines Monats schriftlich mitzuteilen.
Vorgenannte Neuregelungen gelten grundsätzlich auch für Arbeitnehmer, die bereits vor dem 01.08.2022 eingestellt wurden. Voraussetzung für die Unterrichtung über die wesentlichen Arbeitsbedingungen ist in diesem Fall jedoch, dass der Arbeitnehmer dies vom Arbeitgeber verlangt.
Die Änderung von wesentlichen Arbeitsbedingungen in bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen muss dem Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung der Bedingungen mitgeteilt werden.
Zusammenfassend bleibt nach aktuellem Stand also festzustellen, dass die Nachweispflichten erweitert werden und die bisherigen Fristen zur Erbringung des Nachweises zum Teil deutlich gekürzt werden. Anders als bisher drohen bei Nichteinhaltung der Fristen oder dann, wenn der Nachweis durch den Arbeitgeber nicht oder nicht zutreffend erbracht wird, empfindliche Bußgelder. Bei Verstößen gegen das neue NachwG können Bußgelder von bis zu 2.000,00 € pro Verstoß drohen.
Obgleich die Digitalisierung in aller Munde ist, ist zu beachten, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem NachwG, auch in seiner zukünftigen Fassung, schriftlich mitgeteilt werden müssen. Dies erfordert, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen auf Papier niederzulegen, handschriftlich zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen sind. Eine Aushändigung als Scan oder lediglich mit einer digitalen Unterschrift ist nicht ausreichend!
Dies zunächst in aller Kürze zu den bevorstehenden Änderungen des Nachweisgesetzes.
Vorgesehen sind zudem Änderungen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG), des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) und der Gewerbeordnung (GewO). Hierauf werden wir gesondert zurückkommen.
Unsere Empfehlung:
Zur Vermeidung von Bußgeldern empfehlen wir dringend, die ab dem 01.08.2022 geltenden Regelungen strikt einzuhalten und umzusetzen.
Der Einfachheit halber sollte dies für Arbeitsverhältnisse, die ab dem 01.08.2022 begründet werden sollen, über den Abschluss von schriftlichen Arbeitsverträgen geschehen, welche die vorgenannten Regelungen des (künftigen) NachwG bereits berücksichtigen. Bestehende Arbeitsvertragsmuster sollten anhand der Neuregelungen geprüft und gegebenenfalls ergänzt werden.
Wir empfehlen weiter, nicht zwischen den unterschiedlichen Fristenregelungen, die das neue NachwG vorsieht, zu unterscheiden, sondern den Abschluss schriftlicher Arbeitsverträge bereits vor Beginn des Arbeitsverhältnisses. Für die Vereinbarung befristeter Arbeitsverträge ist dies ohnehin Wirksamkeitsvoraussetzung.
„Altverträge“, also Arbeitsverträge, die vor dem 01.08.2022 abgeschlossen wurden, müssen nicht angepasst bzw. geändert werden. Dies insoweit die gute Nachricht. Verlangt jedoch ein „Altarbeitnehmer“, also ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis bereits vor dem 01.08.2022 begründet wurde, die Bekanntgabe der wesentlichen Arbeitsbedingungen, sind ihm diese innerhalb von 7 Tagen schriftlich mitzuteilen. Hier ist ein vom Arbeitgeber unterzeichnetes Informationsschreiben ausreichend.
Für die Änderung Ihrer Verträge bzw. die Fertigung entsprechender Muster, mit welchen Sie den Verpflichtungen des neuen NachwG nachkommen können (Arbeitsvertragsmuster, Information über die Änderung wesentlicher Arbeitsvertragsbedingungen, Information über Kündigungsverfahren, etc.), stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Dieter Gräf
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Arbeitsrecht
