Das Arbeiten von zuhause gehört für viele Arbeitnehmer inzwischen zum Alltag. Mit der Verlagerung der Tätigkeit ins Homeoffice stellt sich jedoch die Frage, wer die Kosten im Homeoffice zu tragen hat. Während am Arbeitsplatz im Büro die Bereitstellung von Arbeitsmitteln klar geregelt ist, fehlen im Homeoffice oft eindeutige Vorgaben. Wer trägt die Kosten für Laptop oder Schreibtisch? Was ist mit einem Anteil der Miete für das Arbeitszimmer? Dieser Artikel erklärt die rechtlichen Grundlagen und zeigt, wie durch klare Vereinbarungen Streitigkeiten vermieden werden können.
Grundsatz: Arbeitgeber muss die Arbeitsmittel stellen
Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die essenziellen Arbeitsmittel bereitstellen. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Jahr 2021 entschieden (5 AZR 334/21). Grundlage dafür ist § 611a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) in Verbindung mit dem Arbeitsvertrag. Der genaue Umfang der Verpflichtung hängt davon ab, ob ein Arbeitsmittel wirklich notwendig oder lediglich nützlich ist.
Hilfreiche, aber nicht notwendige Arbeitsmittel: Dinge, die die Arbeit zwar erleichtern, aber nicht unbedingt nötig sind, müssen nicht vom Arbeitgeber gestellt werden. Ein Beispiel ist ein Kabelmanagement-System, das die Schreibtischorganisation verbessert, aber für die eigentliche Arbeit nicht gebraucht wird.
Essenzielle Arbeitsmittel: Dinge, die für die Erledigung der Arbeit zwingend erforderlich sind, muss der Arbeitgeber bereitstellen. Beispiel: Ein Softwareentwickler braucht einen leistungsstarken Computer, um seine Arbeit auszuführen. Dieser muss daher vom Arbeitgeber gestellt werden.
Wenn ein Arbeitnehmer freiwillig im Homeoffice arbeitet, obwohl ihm ein Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht, muss der Arbeitgeber nicht für die Ausstattung des Homeoffice zahlen. Das hat das BAG mit Urteil vom 12.04.2011 – 9 AZR 14/10 entschieden. Denn in diesem Fall kann der Arbeitnehmer die geschuldete Arbeitsleistung auch im Betrieb erfüllen, eine Ausstattung in seinem Homeoffice ist also nicht zwingend notwendig, um die geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen.
Kostenersatz: Wann Arbeitnehmer Anspruch auf Erstattung haben
Wenn Arbeitnehmer eigene Arbeitsmittel nutzen, weil der Arbeitgeber keine stellt, können sie unter bestimmten Bedingungen nach ständiger Rechtsprechung des BAG entsprechend § 670 BGB die Kosten erstattet verlangen. Sofern die notwendigen Voraussetzungen vorliegen, kann auch ein (anteiliger) Anspruch auf Erstattung bezüglich der Nutzung der Wohnung bestehen, wie das BAG mit Urteil vom 14.10.2003 – 9 AZR 657/02 klarstellte. Dabei ist jedoch zu beachten, dass bei einer nur kurzzeitigen oder geringfügigen Nutzung des Wohnbereichs oder anderer Mittel des Arbeitnehmers für berufliche Zwecke ein Anspruch auf Erstattung oft nicht besteht. In solchen Fällen wird davon ausgegangen, dass die mit der Nutzung verbundenen Kosten bereits durch das Gehalt abgegolten sind.
Wesentliche Voraussetzungen
Der Arbeitgeber hat ein überwiegendes Interesse an der Nutzung.
Ausgaben sind nur dann erstattungsfähig, wenn der Arbeitgeber ein überwiegendes Interesse an der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes hat. Eine differenzierte Betrachtung ist erforderlich, da mobile Arbeit häufig auch im Interesse des Arbeitnehmers erfolgt, etwa durch Einsparung von Fahrkosten und Zeit oder zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Im konkreten Fall müssen hier alle Umstände berücksichtigt werden. Das Arbeitgeberinteresse überwiegt in der Regel jedoch, sofern der Arbeitgeber die Auslagerung der Tätigkeit veranlasst hat und der Arbeitnehmer nicht nur aus freier Wahl im Homeoffice arbeitet. Ein wichtiges Indiz ist, ob dem Arbeitnehmer ein betrieblicher Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Arbeitnehmeranweisung
Ersatzansprüche entstehen nur, wenn der Arbeitnehmer Ausgaben auf Anweisung des Arbeitgebers tätigt oder berechtigterweise glaubt, die Ausgabe sei notwendig.
Kostenpauschalen
Der Aufwendungsersatzanspruch gemäß § 670 BGB kann durch vertragliche Vereinbarungen modifiziert werden, das hat auch das BAG mit Urteil vom 14.10.2003 – 9 AZR 657/02 bestätigt. Ein vollständiger Ausschluss von Aufwendungsersatzansprüchen ohne „Gegenleistung“ ist wohl jedoch nicht zulässig, da der Arbeitnehmer hierdurch entgegen § 307 Abs. 1 S. 2, Abs. 2 Nr. 1 BGB unangemessen benachteiligt werden würde. Es muss also stets ein angemessener Ausgleich geboten werden. Dafür eignet sich eine Vereinbarung über eine Kostenpauschale. Diese Pauschale muss ausreichend bemessen sein, damit der Arbeitnehmer notwendige Arbeitsmittel finanzieren kann. Besonders sinnvoll ist eine Pauschalisierung bei schwer abgrenzbaren Kosten wie Miet- und Nebenkosten, wobei auch eine private Nutzung berücksichtigt werden kann. Die Pauschale sollte klar benennen, welche Kosten abgedeckt sind und sich an den durchschnittlichen Anschaffungskosten orientieren.
Fazit
Die Kostenverteilung im Homeoffice hängt maßgeblich davon ab, in wessen Interesse die Einrichtung des Homeoffice-Arbeitsplatzes erfolgt. Arbeitnehmer sollten ihre Ansprüche prüfen und Nachweise für Aufwendungen sammeln, während Arbeitgeber mit klaren Regelungen, wie Pauschalen oder Betriebsvereinbarungen, Streitigkeiten und Rechtsunsicherheit vorbeugen können. Eine einvernehmliche Lösung schafft Sicherheit für beide Seiten und erleichtert die Zusammenarbeit.
Ein Beitrag von Rebekka Finnern, juristische Mitarbeiterin unserer Kanzlei, und Moritz Schulte, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht.
