Ob auf der Firmenwebsite, in Social Media oder in Broschüren – viele Unternehmen nutzen Fotos und Videos ihrer Mitarbeiter für die Außendarstellung. Diese Aufnahmen vermitteln Persönlichkeit und schaffen Vertrauen, was für das Unternehmensimage von großem Wert ist. Doch dabei gilt: Die Veröffentlichung solcher Bilder unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben, die Arbeitgeber einhalten müssen, um die Rechte der Mitarbeiter zu schützen. Werden diese Regeln missachtet, drohen nicht nur rechtliche Konsequenzen, wie Klagen und Bußgelder, sondern auch Imageverluste. In diesem Artikel erfahren Sie, welche rechtlichen Anforderungen erfüllt sein müssen und wie Risiken vermieden werden können.
Rechtsgrundlagen für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos
Die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar und fällt damit unter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Grundsätzlich gilt: Die Verarbeitung ist verboten, es sei denn, sie wird durch eine Rechtsgrundlage gestattet. Für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos und -videos kommen vor allem folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:
Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Die am häufigsten einschlägige Grundlage ist die Einwilligung des Mitarbeiters nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Damit diese rechtlich wirksam ist, müssen vor allem die folgenden Voraussetzungen des Art. 4 Nr. 11 DSGVO erfüllt sein:
- Informiertheit: Der Mitarbeiter muss vor Abgabe der Einwilligung klar darüber informiert werden, zu welchen konkreten Zwecken seine Daten verarbeitet werden. Der Arbeitnehmer muss die Auswirkung seiner Erklärung abschätzen können. Das betrifft insbesondere die Nutzung auf bestimmten Plattformen oder in bestimmten Medien.
- Form: Die Einwilligung muss schriftlich oder elektronisch erfolgen, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Da diese Ausnahmen sehr selten vorliegen und die Einwilligung im Zweifelsfall vor Gericht zu beweisen ist, sollte immer die Schriftform gewählt werden. Dieses Formerfordernis ist eine Besonderheit des Beschäftigtendatenschutzes.
- Freiwilligkeit: Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen. Die betroffene Person muss also tatsächlich die Wahl haben, ob die Einwilligung erteilt wird oder nicht. Weder Nichterteilung noch Widerruf dürfen sanktioniert werden.
- Unmissverständlichkeit: Die Einwilligungserklärung muss präzise und gut verständlich formuliert sein. Den Arbeitgeber treffen zudem Informationspflichten.
- Wichtig: Auch eine nachträgliche Zustimmung wirkt nicht rückwirkend.
Berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Unter bestimmten Umständen kann auch ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage dienen. Dies ist vor allem bei internen Verwendungen, wie z.B. im firmeninternen Intranet, grundsätzlich möglich. Hierbei muss jedoch stets eine sorgfältige Interessenabwägung vorgenommen werden und die Interessen des Arbeitgebers an der Veröffentlichung müssen die schutzwürdigen Interessen des Mitarbeiters überwiegen.
Besonderheiten des Beschäftigtendatenschutzes nach § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG
Der Beschäftigtendatenschutz bietet mit § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG eine spezielle Regelung für die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Doch seit Urteilen des Europäischen Gerichthofs und des Bundesarbeitsgerichts ist diese Vorschrift in vielen Fällen nicht mehr anwendbar, wie wir berichteten. Für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos /-videos ist diese Rechtsgrundlage nicht mehr tauglich.
Vertrag zur Bildnutzung
In bestimmten Fällen kann es sinnvoll sein, mit Mitarbeitern separate Vereinbarungen zur Nutzung ihrer Bilder oder Videos zu treffen. Dies ist besonders bei gezielt produzierten Werbematerialien der Fall. Wird die Veröffentlichung der Fotos / Videos hier auf eine Einwilligung gestützt – was in nahezu allen Fällen die einschlägige Rechtsgrundlage sein wird – müssen die Werbemateriealien bei Widerruf der Einwilligung sonst datenschutzkonform angepasst werden oder können nicht mehr genutzt werden. Dieses Szenario verhindert ein sogenannter „Model-Release-Vertrag“, der auf die langfristige Rechteübertragung abzielt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung wäre dann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags) und die Veröffentlichung nicht mehr von einer wiederrufbaren Einwilligung abhängig.
Folgen bei Verstößen
Verstoßen Arbeitgeber gegen die datenschutzrechtlichen Vorgaben, drohen folgende Konsequenzen:
- Schadensersatz- und Schmerzensgeldansprüche: Mitarbeiter können nach Art. 82 DSGVO Entschädigungsansprüche geltend machen, wenn ihnen durch eine unrechtmäßige Veröffentlichung ein materieller oder immaterieller Schaden entsteht. Die Höhe der Ansprüche hängt von Umständen des Einzelfalls ab. In einem schweren Fall verurteilte das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg mit Urteil vom 27.07.2023 (Az. 3 Sa 33/22) ein Unternehmen zu 10.000,00 € Schadensersatz, nachdem es trotz mehrfachen Widerrufs der Einwilligung die Bilder und Videoaufnahmen eines ehemaligen Mitarbeiters weiterhin genutzt hatte. Dabei wog besonders schwer, dass die Bilder und Videoaufnahmen kommerziell genutzt wurden.
- Unterlassungsansprüche: Mitarbeiter können verlangen, dass die Veröffentlichung umgehend gestoppt wird. Wird dem nicht Folge geleistet, kann der Anspruch auch mit einer Klage durchgesetzt werden.
- Bußgelder: Die Aufsichtsbehörden können nach Art. 83 DSGVO empfindliche Geldstrafen verhängen.
Fazit: Sorgfalt bei der Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos und/oder -videos
Unternehmen sollten bei der Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos und -videos äußerst sorgfältig vorgehen. Eine wirksame Einwilligung oder eine klare vertragliche Regelung sind unerlässlich, um rechtliche Risiken zu minimieren.
Ein Beitrag von Rebekka Finnern, juristische Mitarbeiterin unserer Kanzlei, und Dieter Gräf, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht.
